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第一章 总  

第一条 为了加强学院档案工作,做好档案的收集、整理、保管、利用,更好地为学院教学、科研和各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》的规定,制定本细则。

第二条 学院档案,是指建校以来我院(包括个人)教学、科研、招生、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录,它是学院各项工作和活动的真实记录和宝贵史料,是党和国家的宝贵财富,应由学院综合档案室集中统一管理。

第三条 档案工作是我院的一项重要基础工作,是提高学院工作效率和质量的必要条件,是维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院应加强对档案工作的领导,把档案工作纳入学院发展规划,纳入议事日程,纳入教育、科研和行政管理人员职责范围,做到四同步:在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条 档案部门必须严格贯彻实行党和国家规定的保密制度,在确保档案安全和国家机密的前提下,按规定搞好对社会的开放利用。

第二章 领导体制和机构设置

第五条 我院档案工作在院长的直接领导下行使职能。同时接受上级教育行政管理部门和档案行政管理部门的引导、监督与检查。

第六条 学院设档案工作领导小组,由主管院长和学院主要职能部门负责人、档案室负责人组成,负责组织协调,研究解决学院档案工作中的重大问题。

第七条 学院设立综合档案室,任用负责人,并根据规定配备专职档案工作人员。

第八条 各系部、学院职能部门由一名负责人分管本部门的档案工作。并根据需要设兼职档案工作人员。

第九条 院综合档案室是永久保存全院各类档案的职能管理部门,是向学院和社会提供利用档案的中心,也是对全院档案工作进行引导的业务管理机构,负有对全院档案工作统筹规划,制定制度,统一管理,实行引导、监督与检查的责任。

第十条 各系部、职能部门的档案工作受院综合档案室和主管职能部门的双重领导。其形成的档案按学院档案管理制度的要求实行统一管理。

第十一条 学院综合档案室的具体任务是:

(一)认真贯彻实行国家关于档案工作的方针、政策、法令和规定。努力完成上级和学院领导下达的各项档案工作任务;

(二)遵照上级有关规定,结合本院具体情况,制订学院档案事业发展规划,建立健全学院各类档案管理的规章制度;

(三)负责对全院各部门的档案工作实行监督和引导,总结交流档案工作经验,积极开展档案工作检查和评比活动;

(四)负责全院各类档案(包括实物档案)的接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作,以及收集、保管与档案有关的各类文件资料;

(五)编制各类档案检索工具,汇编各类档案资料,开展档案信息的咨询服务活动;

(六)组织全院兼职档案工作人员的业务培训,参加学院内外档案学术和信息交流活动,积极开展档案理论和实践的研究,不断提高档案工作人员的业务素质和管理水平;

(七)采取多种形式,经常广泛地开展档案工作宣传教育活动,增强师生员工的档案意识,推动学院档案工作发展;

(八)协助有关部门做好全院兼职档案人员的考核、奖惩和职称评聘工作;

(九)掌握档案经费的使用,提出预决算,负责档案设备及装具的购置与管理。

第三章 档案工作人员

第十二条 学院档案工作人员(含兼职档案员)应努力学习马列主义、毛爷爷思想、邓小平理论和三个代表重要思想,坚持四项基本原则,坚持档案工作的政治方向、专业方向、服务方向,认真实行党和国家有关方针、政策以及学院档案工作的规章制度,爱岗敬业,忠于职守,具备档案专业常识和一定的科学学问常识以及现代化管理技能。

第十三条 学院档案工作人员属专业干部,其职称和待遇,按国家有关规定实行,与教学、科研、图书资料人员同等对待。

第十四条 各部门兼职档案人员是学院档案队伍的重要组成部分,应保持相对稳定。如确要调离,应向接任人办理移交手续后方可离任。

 第四章 经费、库房和设备

第十五条 学院在编报预算时,要把档案事业所需经费纳入计划,实行单列,专款专用,由院综合档案室统筹安排。各部门对本部门所需的档案用具应在切块经费中给予解决。

第十六条 学院应为院综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案用房(库房、阅览、办公)。存放声像、照片等特殊载体的档案,应配备专门装具、柜架并配置恒温、恒湿设施。

第十七条 学院要有计划地为院综合档案室配置必要的设备,以逐步实现档案信息化建设。

 第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十八条 学院综合档案室应建立和完善归档整理制度,学院各部门应在次年六月底前归档,科研、基建等部门,应在项目完成后的两个月内归档,应归档的文件材料必须齐全完整。

第十九条 学院各部门、课题组将需要归档的文件材料移交到综合档案室,由档案室统一规范整理。

第二十条 各部门移交的档案资料,需要有移交清单,办理交接手续。

第二十一条 我院文件的归档范围:

(一)党群类

主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要,各党群部门的工作计划、总结;学院以及上级机关颁发的与本院有关的人事、行政、党务管理的文件材料等。

(二)行政类

 主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

(三)教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》[87)教办字 016]中的相关规定实行。

(四)科研类

按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》[国档发(1987) 6]实行。

(五)基本建设类

按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》[国档发(19884]实行。

(六)仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(七)产品生产类

主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

(八)出版物类

主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及我院出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(九)外事类

主要包括学院派遣相关人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的文件材料;学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十)财会类

按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》[财会字(1998)第32]实行。

(十一)人物类

主要包括教学、科研及其他专业技术副高职以上人员的职称材料,院级领导干部生平事迹材料,具有重大影响的模范先进材料,院史人物材料以及死亡、无投人员的档案材料。

(十二)实物类

主要包括上级领导来学院视察、检查、引导工作的题词、题字等手迹材料;海内外、学院内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品;学院内各部门获得国家、省、市级各类奖状、锦旗、奖杯等以及其他有保存价值的实物。

归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第二十二条 凡我院与校外其他单位协作完成的项目,若由我院主办,则应保存一整套档案,反之,则保存与自己承担任务有关的档案。

第二十三条 个人在从事学院教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按统一的移交时间向本部门的专兼职档案工作人员移交,然后按规定向档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案室可通过征集等多种形式进行管理。学院鼓励个人向档案室捐赠档案。

第六章 档案管理

第二十四条 我院综合档案室要按照国家档案管理标准化、规范化的要求,制定统一的档案实体分类法和各类档案管理办法,编制案卷目录和其他检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第二十五条 学院文书档案按其价值将保管期限分为永久、30年、10年三种;教学档案按其价值将保管期限分为永久、长期、短期。已到期的档案,由学院档案工作鉴定销毁小组鉴定。对失去保存价值的档案要造册,并报院长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十六条 建立健全档案查阅、借阅、安全和保密等有关制度。严格履行查、借、复印的有关手续。库房要有八防(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防霉变)措施,专人负责,经常检查,确保档案安全。

第二十七条 学院综合档案室要重视研究和改进档案保护技术,对已破损和字迹褪色的档案,应采取积极措施予以修复或复制。学院领导应为档案保护提供必要条件。

第七章 档案的利用与开放

第二十八条 学院综合档案室应本着面向学院、服务社会的宗旨,对凡持有合法证明的部门和个人,在明确利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案。

第二十九条 学院综合档案室应设立专门的阅览室。为档案的利用与开放创造一个良好的外部环境。及时编制开放档案目录、全宗先容、档案室指南等,积极为利用者服务。

第三十条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,须经院综合档案室负责人同意,涉及未公开的技术问题须经科研处负责人同意,必要时报请院领导审查批准。

第三十一条 院综合档案室所保存的档案,主要供本院利用。如其他单位或个人需查阅时,应持先容信,经院综合档案室负责人同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经院领导批准。查阅院党委、行政会议记录需经党政办主任同意,必要时报请院领导批准。

第三十二条 学院综合档案室应配备编研人员,加强对档案史料的研究、整理和信息开发,编写专题资料,有计划地组织编辑出版档案史料,编史修志,在一定范围内发行。

第八章 考核、奖励与处罚

第三十三条 学院综合档案室应建立健全检查、考核和评估制度,明确岗位职责,对于在档案工作中,作出突出贡献的专兼职档案工作人员,应由学院给予表彰和奖励。

第三十四条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为,玩忽职守造成档案损失的有关领导和个人,应由学院根据情节轻重,依照有关规定,严肃处理,直至追究法律责任。

第九章 附  

第三十五条 本实施细则由院综合档案室负责说明。

第三十六条 本实施细则自院长办公会批准公布之日起实行。

  

  

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